على الرغم من فعالية خاصية البحث في برامج البريد الإلكتروني للعثور على الرسائل الهامة بسرعة، إلا أن كثرة الرسائل قد تؤثر سلبًا على دقة نتائج البحث. ولتجاوز هذه المشكلة، تقترح الهيئة الألمانية إنشاء مجلدات منفصلة لتصنيف الرسائل.
وأوضح التقرير الذي نشرته وكالة الأنباء الألمانية أنه يمكن تخصيص مجلدات لأنواع مختلفة من الرسائل مثل الخدمات المصرفية عبر الإنترنت، والرسائل العائلية، ورحلات السفر، والتسوق الإلكتروني، ورسائل الأندية الرياضية. بعد ذلك، يقوم المستخدم ببساطة بسحب الرسائل الجديدة وإيداعها في المجلد المناسب، مما يحافظ على ترتيب صندوق الوارد ويسرع عملية البحث.
وتبعًا لبرنامج البريد الإلكتروني المستخدم، قد تتوفر خاصية أتمتة عملية الفرز باستخدام القواعد. كما أن بعض خدمات البريد الإلكتروني تعتمد على نظام الملصقات بدلًا من المجلدات، لكن الهدف الأساسي يظل واحدًا وهو تنظيم الرسائل.
حلول فورية لمشكلة امتلاء صندوق البريد:
إذا واجه المستخدم مشكلة في استقبال رسائل جديدة بسبب امتلاء مساحة التخزين، يقدم الخبراء الألمان النصائح التالية لتنظيف البريد الإلكتروني بشكل سريع:
الفرز والحذف حسب الحجم: غالبًا ما يكون سبب امتلاء صندوق البريد هو وجود رسائل كبيرة الحجم تحتوي على مرفقات. لذا، ينصح بحذف الرسائل غير الضرورية بعد تنزيل المرفقات الهامة منها لتحرير مساحة.
الفرز والحذف حسب التاريخ: يمكن فرز الرسائل حسب تاريخ الإرسال وحذف الرسائل القديمة التي لم تعد ذات أهمية.
البحث والحذف حسب المرسل أو الموضوع: تتيح هذه الطريقة حذف مجموعات من الرسائل بسهولة، مثل رسائل نادي رياضي معين أو العديد من النشرات الإخبارية التي تحمل نفس الموضوع. كما يُنصح بمراجعة الرسائل المرسلة وحذف ما يمكن الاستغناء عنه.
بالإضافة إلى ذلك، ينصح الخبراء الألمان بإنشاء عنوان بريد إلكتروني ثانوي للمراسلات الأقل أهمية مثل النشرات الإخبارية والإعلانات، مما يساعد في الحفاظ على صندوق البريد الرئيسي منظمًا وخاليًا من الرسائل غير الضرورية.